Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowy, scentralizowany system informatyczny służący do wystawiania, otrzymywania i przechowywania ujednoliconych faktur w formacie XML.
Fakturę wystawia się bezpośrednio w systemie (poprzez aplikację lub oprogramowanie księgowe), a nie wysyła kontrahentowi mailem. System nadaje jej numer identyfikacyjny.

Kto musi, a kto nie musi korzystać z KSeF?
Od  kwietnia 2026 roku wystawianie faktur przez Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowy dla większości firm, z wyjątkiem podmiotów bez siedziby lub miejsca prowadzenia działalności w Polsce, podatników korzystających z procedur szczególnych, oraz faktur wystawianych na rzecz konsumentów indywidualnych (B2C).
Dodatkowo wyłączone pozostają firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto. Jednak ta grupa będzie objęta obowiązkiem dopiero od 2027 roku.

Do czego służy i do czego nie służy integracja z KSeF w Sky-Shop?
Integracja służy do przesyłania danych o zamówieniu w ustrukturyzowanej formie do Krajowego Systemu e-Faktur w celu wystawienia faktury. W odpowiedzi z KSeF pobrana zostaje wizualizacja dokumentu (plik .PDF z prezentacją danych w czytelnej formie) opatrzona kodem KSeF.
Integracja nie pobiera i nie będzie pobierać faktur zakupowych – do tego celu służą dedykowane systemy księgowe.

Ważne! NIP musi być wpisany jako 10 cyfr bez spacji i znaków specjalnych (np. 5349722908).
Inny format (np. z myślnikami lub spacjami) nie zostanie zaakceptowany przez KSeF.
Sprawdź w Danych sklepu, czy NIP jest wpisany poprawnie.

WAŻNE — pamiętaj, że do pełnej integracji musisz utworzyć dwa certyfikaty, na poniższym zrzucie ekranu wskazane zostały typy wymaganych certyfikatów.

• Podpis linku do weryfikacji wystawcy (1)
  to certyfikat, który w panelu sklepu należy wprowadzić do Certyfikat typu 2.


• Uwierzytelnianie w systemie KSeF (2)
  to certyfikat, który w panelu sklepu należy wprowadzić do Certyfikat typu 1.



Udostępniona integracja wymaga podaniu obu certyfikatów.

3


Teraz przejdź w panelu administracyjnym sklepu do sekcji Zamówienia (1) -> Faktury i paragony (2) -> Konfiguracja (3).



4

Poniższe nagranie obrazuje proces wgrywania utworzonych certyfikatów do panelu sklepu, w sekcji Zamówienia -> Faktury i paragony -> Konfiguracja -> KSeF (Beta).



5

Teraz możesz skonfigurować kolejne opcje integracji z KSeF, które znajdują się w sekcji KSeF (Beta). Po włączeniu integracji i wyborze pożądanych ustawień (opisane poniżej zrzutu ekranu) Zapisz ustawienia (5).



Integracja aktywna (1) -> Wybierz opcję Tak, aby uruchomić integrację.

Autoryzacja (2) -> Wymagane jest wgranie dwóch certyfikatów Zostały one już przez Ciebie wgrane w kroku 4 tej instrukcji.
– Certyfikat KSeF typu 1 wymagany jest do uwierzytelniania w systemie KSeF.
– Certyfikat KSeF typu 2 wymagany jest do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybie offline (np. w przypadku niedostępności KSeF). [Funkcja ta zostanie udostępniona wkrótce]
Certyfikaty wygenerujesz w Aplikacji Podatnika KSeF. Szczegółowe informacje znajdziesz w drugim kroku instrukcji.

Wystawiaj w KSeF (3) -> Pozwala określić, czy do KSeF mają być przekazywane tylko faktury B2B (z NIP), czy wszystkie faktury (również B2C). Przekazywanie do KSeF faktur do zamówień B2C jest opcjonalne.

Automatycznie wysyłaj wizualizację (podgląd) e-Faktury do klienta e-mailem (4) -> Jeśli ustawisz opcję „Tak” wizualizacja faktury (PDF) zostanie automatycznie wysłana do klienta e-mailem po wystawieniu faktury przez KSeF.
Jeśli ustawisz opcję „Nie” wizualizacja faktury (PDF) nie zostanie automatycznie wysłana do klienta. Wysyłka wizualizacji do zamówień nie jest obowiązkowa, ale kupujący może zwrócić się z prośbą o jej przesłanie.

Automatycznie wysyłaj fakturę B2C do klienta e-mailem (5) -> Jeśli wysyłasz faktury do KSeF tylko przy zamówieniach B2B – w tym polu możesz określić, czy do pozostałych zamówień (B2C) system ma wysyłać fakturę wystawioną poza KSeF.



6

Zanim przejdziesz do wystawiania faktur – zweryfikuj, czy używasz stawek VAT obsługiwanych przez KSeF.

Stawki VAT dostępne w systemie Sky-Shop, które są wspierane przez KSeF:
– „23%”
– “8%”
– “5%”
– “0% – krajowe”
– “0% – eksport”
– “Zwolnione z opodatkowania”
– “Odwrotne obciążenie”
– “NP z wyłączeniem art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy”
– “NP na podstawie art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy”

Jeżeli obserwujesz w swoim sklepie jedną z poniższych stawek VAT lub jesteś zwolniony z VAT – podejmij zalecane działanie:

– 0% – zastąp stawką „0% – krajowe” lub „0% – eksport”, ponieważ ta stawka nie jest obsługiwana przez KSeF.

– npo – zastąp stawką „NP z wyłączeniem art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy” lub „NP na podstawie art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy”, ponieważ ta stawka nie jest obsługiwana przez KSeF.

– ZW – sprzedawcy zwolnieni z VAT powinni zastosować tę stawkę we wszystkich produktach i dostawach




Jak zmienić stawki VAT w poszczególnych miejscach systemu?

• Zmiana stawki VAT w produktach.
• Zmiana stawki VAT w formie dostawy.
• Zmiana stawki VAT w hurtowni.
• Zmiana stawki VAT w zamówieniu.

Pamiętaj, że do KSeF trafiają stawki VAT z zamówienia, a do zamówienia stawki VAT z produktów, które z kolei mogą pochodzić z integracji z hurtowniami. W przypadku trudności z przesłaniem faktury do KSeF, upewnij się, że zarówno w zamówieniach jak i produktach oraz integracji z hurtownią wybrana jest stawka VAT wspierana przez KSeF.

Przed udostępnieniem KSeF, w przypadku zwolnienia z VAT – stawka na fakturze nie była wyświetlana. KSeF wymusza przekazanie stawki nawet przez nievatowców, dlatego sprzedawcy zwolnieni z VAT powinni ustawić w systemie (produkty i formy dostaw) stawki wskazujące na zwolnienie.

7

Teraz przechodzimy do wystawiania faktur z KSeF.

Sam proces inicjowania wystawienia faktury nie uległ zmianie. W formularzu przy pojedynczym i masowym wystawianiu faktur pojawią się nowe pola, które pozwolą na nadpisanie ogólnej konfiguracji KSeF bezpośrednio przed utworzeniem dokumentu. [Udostępnimy wkrótce]

• Pojedyncze wystawianie faktury
• Masowe wystawianie faktury opisane

Po zainicjowaniu wystawienia faktrury, ta zostanie automatycznie przesłana do KSeF – zgodnie z konfiguracją. Z KSeF zwrócona zostanie wizualizacja faktury z numerem KSeF zamiast klasycznej faktury. Wizualizacja będzie dostępna do pobrania w panelu administratora (analogicznie jak klasyczne faktury).

Wizualizacja to podgląd dokumantu w formacie PDF z kodem QR i numerem KSeF, który wygląda jak faktura, ale nią nie jest. Traktować ją należy jako „obraz informacyjny”, nie dokument księgowy. Oryginałem jest wyłącznie plik XML w systemie KSeF.

---

Statusy informujące o tym, czy fakturę udało się wystawić w KSeF będą dostępne w sekcji Zamówienia -> Faktury i paragony -> Lista faktur -> w kolumnie Status KSeF oraz w logach.

Lista statusów:

• Wystawiona
  Gdy faktura została poprawnie wystawiona i zwrócona została wizualizacja wraz z numerem KSeF.


• Oczekuje na wystawienie
  Gdy faktura została zlecona do wysyłki, ale jeszcze w KSeF nie została wystawiona (nie został nadany numer KSeF).


• Błąd wystawienia
  Gdy został zwrócony błąd. Po wprowadzeniu zmian, fakturę będzie można ponownie wysłać do KSeF wchodząc do Edycję faktury.


• Niewysłana
  Gdy faktura nie została jeszcze wysłana do KSeF. Po kliknięciu ikonki otrzymasz możliwość wysłania faktury. [Ręczną wysyłkę faktur udostępnimy wkrótce]

Czy ten artykuł był pomocny:

Tak 1

Nie 0